Teamfotos auf der Praxis-Website: Einwilligung und Widerruf

Darf Ihre Praxis Fotos der Mitarbeitenden auf der Website zeigen? Die kurze Antwort: Nur mit deren Einwilligung, und Sie holen sie am besten schriftlich ein. Das Foto im Teambereich Ihrer Ergotherapie-Praxis, bei der Logopädin oder im Zahnarzt-Team ist ein Bildnis im Sinne des Gesetzes. Dieser Beitrag zeigt, was § 22 KUG und § 26 BDSG dazu sagen, was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat und was Sie tun, wenn jemand die Praxis verlässt.

Ein Teamfoto im Netz braucht die Einwilligung der abgebildeten Person

Die Grundregel steht in § 22 des Kunsturhebergesetzes (KUG):

Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.

— § 22 KUG, Recht am eigenen Bild

Eine Website ist öffentlich: Jeder kann das Foto aufrufen, auch Suchmaschinen. Das Foto Ihrer Kollegin neben ihrem Namen und ihrer Berufsbezeichnung zeigt zudem personenbezogene Daten. Das Gesetz fragt nicht, ob das Foto freundlich gemeint ist oder ob die Person „ohnehin zum Team gehört“.

Wie es um die Fotos der Kundschaft oder der Patienten steht, haben wir im Beitrag zur Friseur-Website mit Kundenfotos beschrieben. Hier geht es um die Menschen, die bei Ihnen arbeiten.

Im Arbeitsverhältnis gilt: schriftlich, freiwillig, mit Hinweis auf den Widerruf

Für Beschäftigte regelt § 26 Abs. 2 BDSG die Einwilligung. Drei Aussagen daraus sind für die Praxis wichtig:

• Freiwilligkeit: Bei der Beurteilung sind nach Satz 1 die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person und die Umstände zu berücksichtigen, unter denen die Einwilligung erteilt wurde. Wer als Praxisinhaberin vor dem versammelten Team fragt, bekommt selten ein ehrliches Nein. Fragen Sie deshalb einzeln und ohne Druck.
• Form: Satz 3 lautet: „Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.“
• Aufklärung: Nach Satz 4 hat der Arbeitgeber die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO in Textform aufzuklären.

Wir lesen daraus: Ein „Das ist doch klar“ in der Teambesprechung reicht nicht. Sie brauchen ein Dokument, das Zweck und Widerrufsrecht nennt und das die Mitarbeiterin unterschrieben hat.

Das BAG-Urteil von 2015: Die Einwilligung endet nicht mit dem Arbeitsverhältnis

Der Fall: Ein Mitarbeiter hatte schriftlich in Filmaufnahmen als Teil der Belegschaft für die Öffentlichkeitsarbeit seines Arbeitgebers eingewilligt, indem er eine Namensliste mit der Überschrift „Filmaufnahmen“ unterschrieb. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses widerrief er. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 19.02.2015 (8 AZR 1011/13):

• Im Arbeitsverhältnis bedarf die Einwilligung der Schriftform.
• Eine Einwilligung ohne zeitliche Begrenzung erlischt nicht automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Soll sie an das Arbeitsverhältnis geknüpft sein, muss der Arbeitnehmer das ausdrücklich erklären.
• Ein Widerruf verlangte nach diesem Urteil einen plausiblen Grund. In dem Fall fehlte er, deshalb war der Widerruf unwirksam.

Zwei Dinge dazu. Das Urteil stammt von 2015, also aus der Zeit vor der DSGVO. Und Art. 7 Abs. 3 DSGVO sagt heute deutlich mehr als die Praxis damals verlangte:

Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

— Art. 7 Abs. 3 DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679)

Dort steht außerdem, dass der Widerruf so einfach sein muss wie die Erteilung der Einwilligung. Wie sich das Urteil von 2015 und der Wortlaut der DSGVO heute zueinander verhalten, haben wir nicht abschließend geprüft. Für die Praxis ziehen wir deshalb die vorsichtige Linie:

Frage	Quelle sagt	Unsere Empfehlung
Form	schriftlich oder elektronisch (§ 26 Abs. 2 BDSG), Schriftform laut BAG	Unterschrift auf einer Einwilligungserklärung
Ende des Arbeitsverhältnisses	Einwilligung ohne Begrenzung erlischt laut BAG nicht automatisch	Im Formular festlegen, was beim Ausscheiden geschieht
Widerruf	jederzeit möglich (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)	Foto auf Wunsch sofort entfernen, ohne Begründung zu verlangen

Das gehört in die Einwilligungserklärung für Teamfotos

Eine gute Erklärung passt auf eine Seite. Das sollte darin stehen:

1. Wer: Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und Name der Praxis als verantwortliche Stelle.
2. Was: Welche Fotos, mit oder ohne Namen und Berufsbezeichnung.
3. Wofür und wo: Website der Praxis, und gegebenenfalls getrennt davon Social-Media-Kanäle, Flyer oder Anzeigen. Jeder Zweck bekommt sein eigenes Kästchen, damit die Person einzeln zustimmen kann.
4. Wie lange: Bis zum Widerruf, bis zum Ausscheiden oder für eine feste Zeit. Das BAG sagt, dass eine unbegrenzte Einwilligung nicht von selbst endet, also schreiben Sie die Regel hinein.
5. Freiwilligkeit: Ein Satz, dass eine Verweigerung keine Nachteile hat.
6. Widerruf: Der Hinweis auf Art. 7 Abs. 3 DSGVO und die Stelle, bei der er erklärt wird, zum Beispiel per E-Mail an die Praxisleitung.
7. Unterschrift und Datum.

Nennen Sie den Zweck auch in Ihrer Datenschutzerklärung. Was eine Praxis-Website an Pflichtseiten braucht, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben einer Praxis-Website.

So gehen Sie vor, wenn jemand die Praxis verlässt

Stellen Sie sich eine Ergotherapie-Praxis mit sechs Therapeutinnen vor. Eine kündigt zum Monatsende. Auf der Team-Seite steht ihr Foto, ihr Name und der Schwerpunkt „Handtherapie“. Drei Dinge helfen, damit daraus kein Streitfall wird:

• Beim Ausscheiden fragen: Nehmen Sie das Thema in die Checkliste für den letzten Arbeitstag auf. Klären Sie, ob das Foto sofort oder nach einer Übergangszeit entfernt wird.
• Die Seite am letzten Arbeitstag aktualisieren: Eine Seite, die Menschen als Ansprechpartner zeigt, die nicht mehr da sind, führt zu Anrufen, die ins Leere laufen. Der Datenschutz ist dabei nicht der einzige Grund.
• Alle Stellen prüfen: Foto und Name können auch in Ihrem Google-Unternehmensprofil, auf Social-Media-Seiten und auf Flyern stehen. Was Sie dort selbst steuern, nehmen Sie mit heraus. Kopien bei Dritten haben Sie nicht in der Hand.

Wir empfehlen Einzelporträts statt eines Gruppenbilds. Der Grund ist praktisch: Bei einem Gruppenbild muss eine Widerrufserklärung dazu führen, dass die ganze Aufnahme ersetzt wird. Einzelfotos lassen sich einzeln austauschen, ohne dass das Team neu fotografiert werden muss.

So gehen wir mit Team-Seiten auf den Websites um, die wir bauen

Wir bauen Websites für Ergotherapie-Praxen, Physiotherapie-Praxen, Zahnarztpraxen und andere lokale Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Dieser Beitrag beschreibt deutsches Recht, für Österreich und die Schweiz gelten andere Regeln.

Vorhandene Texte und Fotos übernehmen wir und verbessern sie. Ob für ein Foto eine Einwilligung vorliegt, können wir von außen nicht beurteilen, das liegt bei Ihnen. Unsere Empfehlung: Legen Sie die Einwilligungen in einem Ordner ab, bevor die neue Seite online geht, und bauen Sie die Team-Seite mit einer Karte pro Person. Wenn dann jemand geht oder widerruft, ist es ein Handgriff. Änderungen sind bei uns in der Regel in unter 48 Stunden online, im Tarif Rundum-sorglos inklusive.

Sie sehen die fertige Vorschau, bevor Sie zahlen. Gefällt sie Ihnen nicht, war sie kostenlos. Rundum-sorglos kostet 89 € im Monat ohne Anfangskosten, mit 6 Monaten Mindestlaufzeit und danach monatlich kündbar. Der Einmalkauf kostet 999 €, dann gehören Ihnen die Website und ihr kompletter Code. Die alte Website bleibt online, bis Sie die neue freigegeben haben. Mehr dazu auf terminstark.com.